5 septembre 2022

#RSE #ECONOMIECIRCULAIRE

Crédit photos : CHU de Toulouse

Le CHU de Toulouse a installé une application « bon coin » pour réaffecter le matériel remisé ou à jeter.

Pourquoi remiser ou jeter du matériel qui pourrait servir à d’autres ? En écoutant la suggestion d’un de ses soignants, le CHU de Toulouse a développé un « bon coin » maison

  • Application 100% maison, née du besoin de ne pas jeter ou laisser de côté les matériels non utilisés. Développée sur la base de l’outil de ticketing interne.
  • En 18 mois, déjà près de 900 équipements ont changé de main.
  • ROI : 
    • Investissement : 0€
    • Economies sur 18 mois : 256 000€ (achats évités)
    • Impact carbone positif

5 questions à Pierre-Jean Cognat et Audrey Bellan

Pierre-Jean Cognat, Directeur du pôle Ressources Matérielles
Audrey Bellan, Responsable projet C4U

Comment est née l’idée, comment a été amorcé le projet ?

A la fin de l’année 2019, juste avant la première vague Covid, un soignant a soufflé l’idée à la direction des ressources matérielles de réaffecter le matériel remisé du CHU de Toulouse. « Il nous a dit qu’il y avait du matériel laissé dans les couloirs dans différents endroits que l’on pourrait réaffecter », se souvient Pierre-Jean Cognat, patron des fonctions soutien de l’hôpital Occitan. Comme par ailleurs le CHU de Toulouse a développé depuis quelques années une plateforme de gestion des demandes internes avec un outil de ticketing assez complet, il a été décidé de transformer cette très bonne idée et de faire un développement complémentaire sur cette plateforme pour mettre à disposition de ceux qui en ont besoin, ces matériels non utilisés. La plateforme fonctionne un peu comme « Le Bon Coin ». L’ensemble des services du CHU qui ont des gros matériels non utilisés (mobilier de bureau, lits, etc.) les proposent à la récupération (photos à l’appui) des services qui en ont besoin.

Malgré la pandémie, le CHU a poursuivi sa réflexion et a mis au point un « bon coin » en octobre 2020, où sont proposés tous les matériels disponibles. L’application s’adosse à C4U (c’est for you), plateforme de centralisation et de suivi de toutes les demandes internes.
« C4U permet de commander un nouvel équipement, une prestation de bionettoyage, un transport mais aussi de solliciter une demande d’absence à destination des RH », résume Audrey Bellan, responsable de projet. « Le bon coin s’appuie sur le même système de ticketing qui permet d’exprimer et de suivre une demande de bout en bout. Le workflow décisionnel est identique. »

Concrètement comment ça marche ? Quels objets ? Quels utilisateurs ?

« Aujourd’hui, les équipements non médicaux de taille importante, à l’exception des fournitures et consommables », répond Pierre-Jean Cognat. Autrement dit les mobiliers de bureau (tables, chaises…), de chambres et de soin, mais aussi des vestiaires. « Il ne s’agit pas de matériel réformé, précise aussitôt le directeur des ressources matérielles, mais de matériels qui ne sont plus employés suite à une reconfiguration du service ou des activités et qui sont remis à disposition ». Il illustre son propos avec l’exemple de lits d’internes de garde monoplaces, remplacés par des deux places pour un meilleur confort.

N’importe quel agent du CHU peut accéder au « bon coin ». Il suffit de remplir une fiche en ligne, détaillant l’équipement (état, photo à l’appui, code inventaire) et son emplacement (site, étage, pièce). « Comme l’agent est logué, le système reconnaît automatiquement l’auteur de l’annonce. La demande est transmise au supérieur hiérarchique. Une fois validée, elle vient automatiquement alimenter le système », détaille Pierre-Jean Cognat. Même processus de l’autre côté de la barrière. La personne qui souhaite récupérer l’objet, explique pourquoi elle en a besoin et où elle se trouve. Une fois la transaction autorisée, le matériel est retiré de la liste. Le donneur et le récupérateur sont informés par mél, tout comme les services logistiques qui se chargent du transfert.

 

La réalisation de ce projet répond-elle pleinement à l’objectif initial ?

Le système fonctionne, car le CHU a pris le soin de communiquer auprès de l’ensemble du personnel, entre autres par l’intermédiaire de flyers distribués dans les selfs. Au bout de 18 mois, près de 900 équipements ont changé de main. 58% concernent du mobilier de bureau, 13% du mobilier de chambre, 11% du mobilier de soin, 18% divers matériels. La petite annonce reste très peu de temps affichée, moins de 3 semaines selon le CHU . « Le but, c’est qu’il n’y ait rien en stock et que le matériel ne traîne pas », insiste Pierre-Jean Cognat. « Cela peut aller très vite selon les équipements. Parce que la demande excède l’offre », confirme Audrey Bellan. En effet, près de 200 demandes de matériel neuf sont recensées tous les mois. 

Les bénéfices du projet sont multiples :

  • Valoriser les bonnes idées des collaborateurs du CHU .
  • Optimiser l’utilisation de matériels (il ne s’agit pas de matériels réformés mais non utilisés).
  • Réduire le gaspillage de matériel
  • Faire des économies de dépenses

Cette plateforme permet de répondre rapidement à un certain nombre de besoins sans la nécessité des circuits de commande forcément plus longs, plus complexes et plus couteux.

 

Quel a été le coût global ? Son ROI ?

Le coût global du projet est nul. Nous avons profité de la présence d’un stagiaire pour faire un développement sur la plateforme existante en se basant sur des fonctionnalités et un process identique à notre système de gestion des demandes internes (C4U).

Récompensé par un trophée « transition écologique » de la FHF au dernier Santexpo, le « bon coin » a déjà permis au CHU d’économiser 256 000 euros. Mais l’hôpital toulousain ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Un groupe de travail est en cours de constitution. Il va plancher sur les extensions possibles du « bon coin », annonce Audrey Bellan. Le mécanisme pourrait ainsi être élargi aux fournitures en surstock, voire aux dispositifs médicaux à usage unique. « Aujourd’hui, il est possible de passer une commande à condition d’atteindre un minimum. Par conséquent, du matériel peut être jeté en raison de la date de péremption. Alors qu’il est pourrait être employé par un autre service ». Le groupe de travail réfléchira également à la façon de mieux valoriser les gains générés par la circularité des équipements, qu’il s’agisse des dépenses évitées ou de l’impact carbone.

Quels conseils donneriez-vous aux équipes qui souhaitent se lancer dans un projet similaire ?

L’écoute : ce projet est né avant tout d’une écoute attentive des personnels de l’hôpital qui ont une connaissance des lieux et de l’environnement telle que nous pouvons progresser collectivement.

Le pragmatisme et la simplicité : avant de se lancer il est important d’avoir bien en tête les atouts sur lesquels on peut s’appuyer. Par exemple dans notre cas, s’appuyer sur une plateforme existante pour tester et développer le service. De même les développements nous ont permis de faire travailler un stagiaire sur un projet intéressant pour lui et pour nous.

La diffusion de l’information : le marketing de ce projet est important à la fois pour le faire connaître et pour donner envie à d’autres de l’utiliser.  Ainsi il nous a paru essentiel de trouver un nom qui permet d’attirer l’attention et de comprendre immédiatement le service rendu : « le bon coin » du CHU de Toulouse. Nous avons également fait un court flyer distribué largement pour faire connaître l’existence de la plateforme et ses modalités d’utilisation.

Le soutien du projet par un membre de l’équipe de direction : c’est toujours un gage de réussite dans la durée.
 

Avec la contribution de Pierre-Jean Cognat, Directeur du pôle Ressources Matérielles et Audrey Bellan, Responsable projet C4U

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