Réduire le stockage des données de messagerie au CHU de Nantes
offre_bonnespratiques300
Bonnes pratiques
arrow_forward_ios
Développement Durable
arrow_forward_ios
Déchets
Numérique
Réduire le stockage des données de messagerie au CHU de Nantes
Réduire le stockage des données de messagerie au CHU de Nantes
Sanitaire et Médico-social
strategy
Objectif
Limiter les besoins en stockage des serveurs de messagerie pour réduire l'impact environnemental et ne pas avoir à installer de nouveaux disques ultra-performants onéreux pour les serveurs de messagerie.
18 septembre 2023
Partager
social_x
social_linkedin
Contactez-nous
mail
18 septembre 2023
Des bonnes pratiques ont été mises en place en 2022, suite à la participation du CHU de Nantes à un challenge national sur la suppression des mails inutiles, pour limiter les besoins en stockage des serveurs de messagerie :

• Côté équipes techniques, les boîtes de messagerie et les emails des anciens employés ont été supprimées, en coordination avec les Ressources humaines.

• Côté utilisateurs, tous les utilisateurs de messagerie ont été encouragés à effacer les messages non essentiels de leur boîte de réception pour économiser de l'espace de stockage (écogeste de sobriété numérique sur le stockage de la messagerie).

• Un espace de stockage partagé a également été créé pour envoyer un lien à la place de certaines pièces jointes destinées à être largement diffusées, comme les notes de service.

Le résultat :
• 4 millions de mails en moins
• 960 boites de messagerie en moins
• 640 Go en moins de stockage
steps
Principales étapes de mise en œuvre
  • Décision de caler l'opération sur un challenge national organisé par la FHF.
  • Validation de principe par la direction de la Direction des services numériques.
  • Mise en place de séances de travail entre les administrateurs de la messagerie et les gestionnaires techniques des identités avec mise à contribution des services RH et Direction des affaires médicales pour les corrections dans le fichier du personnel.
  • Présentation de l’opération en CME.
  • Communication générale diffusée auprès des utilisateurs avant et pendant la durée du challenge.
  • Présentation des résultats en CME, en réunion plénière interne Direction des services numériques et auprès de tous les utilisateurs.

Essaimage

route
Les principaux leviers
  • hexagon
    Communiquer auprès des instances de direction et de l’encadrement pour que l’idée descende vers le personnel.
  • hexagon
    Communiquer vers les utilisateurs les résultats concrets de leurs actions.
warning
Les principaux freins
  • hexagon
    Côté technique, il a fallu développer l’outillage d’audit du système de messagerie et de la gestion des identités.
  • hexagon
    Le discours général des utilisateurs "On n’a pas le temps de faire du ménage"

Témoignages

person
José PINA PIRES
Responsable du domaine des outils collaboratifs
"Projet de sensibilisation ponctuellement réussi mais qu'il faut renouveler régulièrement pour que la prise de conscience s'ancre dans les pratiques professionnelles et, je l'espère, dans les pratiques personnelles."
Télécharger la fiche

L'Établissement

CHU de Nantes

Date de mise en œuvre
1 septembre 2022
Durée du projet
3 mois
Déclenchement

En juin 2022, le COPIL développement durable de l’établissement a voulu lancer des actions pour les semaines du développement durable qui ont eu lieu en septembre 2022. Les référents des services numériques ont proposé de participer au 1er challenge national organisé par la FHF sur la suppression des mails inutiles.

Code postal : 44000
Type de structure : Sanitaire et Médico-social > Public
Obligation réglementaire : NON

Une question ? Besoin d'informations ?

Contacter l'établissement
workspace_premiumLes impacts
arrow_forward_ios
Sur l'environnement
check_circleImpacts positifs

• 4 millions de mails en moins • 960 boites de messagerie en moins • 640 Go en moins de stockage

Sur les professionnels
infoNon évaluable

Prise de conscience de l'importance de "petits" écogestes numériques

Sur les bénéficiaires
cancelNon applicable
Médico-économique
cancelNon applicable
Sur l'organisation
check_circleImpacts positifs

Fiabilisation du processus de cycle de vie des boites de messagerie de l’établissement

Facilité de mise en œuvre
hexagon_r0
10
Remplace une pratique existante
cancelNON
Du temps
hexagon_r0
a considérer

Cela peut être long de faire du tri dans sa boite de messagerie

Du personnel (équipe, projet, déploiement...)
hexagon_r0
Beaucoup

Tous les professionnels sont concernés

Des compétences en interne
hexagon_r0
Peu
Des compétences externes (prestations externes)
hexagon_r0
Peu
Des équipements, du matériel
hexagon_r0
Peu
Des financements (internes et externes)
hexagon_r0
Peu
Parties prenantes associées
group

• Professionnels

Projet inscrit dans la politique de l'établissement
cancelNON