Gérer les astreintes : la transformation numérique du GH Artois Ternois
offre_bonnespratiques300
Gérer les astreintes : la transformation numérique du GH Artois Ternois
Gérer les astreintes : la transformation numérique du GH Artois Ternois
strategy
Objectif
Mettre en place un outil pour optimiser la gestion des astreintes :
• Sécuriser la traçabilité des événements.
• Harmoniser les pratiques sur le multi-sites.
• Faire gagner du temps et du confort au personnel d'astreinte.
13 septembre 2023
Contactez-nous
13 septembre 2023
Fin 2021, le GH Artois Ternois a souhaité se doter d’une solution numérique pour répondre à l’ensemble des problématiques soulevées par la gestion des astreintes.

Le cahier de charge était clair : un outil simple, ergonomique, répondant aux exigences de mobilité et offrant une vision complète de la conduite des astreintes.

Nous avons coconstruit e-Astreinte, un logiciel SaaS regroupant l’ensemble des ressources nécessaires pour une organisation efficace des astreintes. e-Astreinte répond aux besoins de chaque personnel d'astreinte : direction générale, cadre de santé, direction informatique, direction technique...

Cette plateforme numérique, accessible sur ordinateur et téléphone, permet de :
• Tracer des appels et interventions.
• Centraliser des documents (plan blanc, annuaires...).
• Générer et partager des plannings.
• Analyser des événements périodiquement (mensuelle, annuelle,..).

Elle améliore la gestion des astreintes (relais entre les équipes, harmonisation des pratiques, identification des événements récurrents), fait gagner du temps au personnel d'astreinte, apporte du confort et participe à la QVT.
steps
Principales étapes de mise en œuvre

Périmètre initial : Les astreintes de direction

  • Présentation du cahier des charges
  • Développements par l'équipe e-Astreinte
  • Paramétrage assisté de la plateforme
  • Tests et formations
  • Extension du projet aux astreintes de cadre de santé, technique, informatique et IDE de nuit

Essaimage

route
Les principaux leviers
  • hexagon
    L'établissement doit avoir la volonté de moderniser les astreintes pour améliorer la qualité de vie au travail du personnel, mieux anticiper les événements indésirables et réduire les coûts en identifiant les pratiques plus efficaces et moins couteuses.
  • hexagon
    Pour cela, l'établissement doit identifier :
  • hexagon
    Périmètre des astreintes (direction, cadre, IDE, …)
  • hexagon
    Informations à tracer (motifs d'appels, services,...)
  • hexagon
    Analyses à effectuer (nombres d'appels, motifs d'appels,...)
  • hexagon
    Documents à charger (fiches réflexes, procédures,...)
  • hexagon
    Plannings à partager (astreintes, gardes médicales, ..)
  • hexagon
    Contacts à répertorier (préfecture, ARS, …)
  • hexagon
    Ensuite, l'équipe e-Astreinte accompagne l'établissement sur le paramétrage et la formation des équipes."
warning
Les principaux freins
  • hexagon
    L'Anap vous propose un accompagnement opérationnel et personnalisé dans votre établissement.

Témoignages

person
Matilde Creton
Directrice des soins
"J’ai gagné beaucoup de temps ! Plutôt que de prendre des notes sur une feuille volante en attendant de pouvoir recopier le tout sur mon ordinateur, je réponds au questionnaire directement sur mon smartphone, dès la fin de l’appel"
person
Philippe Merlaud
Directeur Général
"J’ai présenté les analyses pour les astreintes de la direction générale et des cadres supérieurs en comité de pilotage, c’est un très bon support de travail."

L'Établissement

GH Artois Ternois

Date de mise en œuvre
1 octobre 2021
Durée du projet
21 mois
Déclenchement

Non renseigné

Code postal : 62022
Type de structure : Sanitaire > Public
Obligation réglementaire : OUI
Le projet est en lien avec l’obligation règlementaire faite aux établissements de santé d’archivage des rapports d’astreinte et l’obligation réglementaire en terme de temps d’astreinte.

Une question ? Besoin d'informations ?

Contacter l'établissement
workspace_premiumLes impacts
arrow_forward_ios
Sur l'environnement
check_circleImpacts positifs

En dématérialisant le cahier et la mallette de garde, le groupe hospitalier Artois Ternois renforce son engagement RSE.

Sur les professionnels
check_circleImpacts positifs

L'outil est apprécié. • Il permet de remplir les éléments en temps réel et de suivre les thématiques de sollicitation de l’astreinte pour mieux anticiper ou corriger les besoins. • La rédaction des rapports est estimée rapide. • L'accessibilité aux documents est impactante en terme de confort pour les professionnels assurant l’astreinte.

Sur les bénéficiaires
check_circleImpacts positifs

Accessible sur ordinateur et téléphone, les utilisateurs apprécient le confort et le gain de temps apporté par cet outil ergonomique et simple d'utilisation. Les directions apprécient le module d'analyse qui permet d'avoir une vision globale pour identifier les incidents récurrents, les services en difficulté, les solutions efficaces et toutes analyses pertinentes pour faire évoluer les pratiques vers des procédures plus efficaces et moins coûteuses.

Médico-économique
helpNon évalué

Nous n'avons pas assez de recul; logiquement la plateforme devrait réduire les coûts liés à l'imprévisibilité immédiate des situations se produisant en période d'astreinte.

Sur l'organisation
check_circleImpacts positifs

• Plus de rapidité et de facilité dans le déroulement des astreintes • Un remplissage en temps réel des éléments qui permet de ne pas passer à côté d'une information.

Facilité de mise en œuvre
hexagon_r0
10
Remplace une pratique existante
check_circleOUI

Dématérialisation du cahier et de la mallette de garde, ce qui est plus sécurisé qu'un Excel ou un Word transmis par e-mail.

Du temps
hexagon_r0
Peu

Déployable en 1 semaine

Du personnel (équipe, projet, déploiement...)
hexagon_r0
Peu

Equipe de direction

Des compétences en interne
hexagon_r0
Peu

Connaissance de l'organisation des astreintes

Des compétences externes (prestations externes)
hexagon_r0
Peu

Aucune

Des équipements, du matériel
hexagon_r0
Peu

e-Astreinte est une solution Saas qui nécessite seulement d'avoir une connexion internet

Des financements (internes et externes)
hexagon_r0
a considérer
Parties prenantes associées
group

• Direction

Projet inscrit dans la politique de l'établissement
check_circleOUI

Ce projet s'inscrit dans une démarche de transformation numérique et gestion des risques.