Optimiser la gestion des tournées à l'HAD de réadaptation de Coubert
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Gouvernance du SI
Optimiser la gestion des tournées à l'HAD de réadaptation de Coubert
Optimiser la gestion des tournées à l'HAD de réadaptation de Coubert
Sanitaire
strategy
Objectif
• Contribuer au développement de la performance du service en optimisant le temps de travail des différents professionnels, que ce soit lors de la planification ou lors des tournées.
• Coordonner l’ensemble des professionnels afin de lisser les prises en charge de rééducation et psychosociales sur la semaine, tout en garantissant les passages quotidiens indispensables au patient.
• Faciliter le management à distance et la gestion de l’absentéisme.
27 novembre 2023
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27 novembre 2023
A l'issue de la visite préalable à l'admission d'un patient, le médecin praticien de l'HAD et la coordinatrice du secteur définissent le plan de prise en charge du patient au regard de ses besoins.

Ces plans de soins sont ensuite communiqués aux rééducateurs et aux professionnels de la prise en charge psychosociale. Ils leur permettent de planifier leurs tournées en concertation avec le patient et ses impératifs de prise en charge tout en optimisant les temps de route.
En parallèle, les infirmières de coordination planifient les passages des aides-soignants et des infirmiers. Au quotidien, ces passages sont régulés au regard de l’évolution de l’état de santé du patient et des nouveaux impératifs. Une option permet au logiciel de proposer l’organisation optimale des tournées en un clic si besoin.

Chaque semaine, au regard des absences prévues, des mouvements des patients et de la redéfinition des objectifs de prise en charge, les professionnels de la rééducation et psychosociaux mettent à jour les tournées.
steps
Principales étapes de mise en œuvre
  • Identification du besoin et des interlocuteurs concernés.
  • Définition des profils utilisateurs et de leurs droits.
  • Définition des durées de soins pour chaque intervenant notamment de réeducation et psychosocial.
  • Préparation des données avant importation.
  • Interface de GeoSoin et importation directe des données depuis le logiciel métier (Arcan) à savoir l'information des professionnels salariés, les plans de soins des patients (type d’actes de soins, fréquence etc.) et la définition des contraintes de chaque patient (créneaux horaires disponibles, etc.).
  • Définition des besoins en formation au regard des profils utilisateurs.
  • Formation des utilisateurs.
  • Mise en place du logiciel et suivi.

Essaimage

route
Les principaux leviers
  • hexagon
    Définir un/des référents très impliqués pour porter le projet en interne et en assurer la pérennité.
  • hexagon
    Utiliser les logiciels connexes convenablement pour faciliter l’utilisation de Geosoin et limiter les dysfonctionnements à la mise en place.
  • hexagon
    Prévoir un temps de formation et de sensibilisation des professionnels présents puis des nouveaux arrivants.
  • hexagon
    Définir et rédiger le process de la gestion des tournées par les différents professionnels.
warning
Les principaux freins
  • hexagon
    Résistance des professionnels à l’utilisation d’un nouvel outil d’autant plus qu’il est numérique.
  • hexagon
    Interopérabilité avec les logiciels existants : DPI et RH.
  • hexagon
    Matériel informatique adapté.

Témoignages

person
Céline Ramspacher
Responsable HAD
"L’organisation des tournées de nos professionnels de santé au domicile des patients participe à l’amélioration de la qualité des prises en charge. L’usage d’une solution numérique telle GeoSoin s’inscrit parfaitement dans notre schéma directeur du système d'information et participe à l’amélioration de la qualité des soins prodigués par nos équipes. La réactivité du support sécurise notre cœur de métier. C’est un outil ludique, facile à utiliser, même pour ceux qui l’utilisent moins souvent. Nous avons gagné du temps dans notre organisation."
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L'Établissement

Centre de réadaptation de Coubert

Date de mise en œuvre
1 janvier 2020
Durée du projet
9 mois
Déclenchement

Les infirmières de coordination planifiaient les tournées des aides-soignants et infirmiers à partir d’Excel. Les rééducateurs planifiaient leurs séances sur un agenda papier et devaient transmettre une copie aux IDEC. La coordination entre les soins et la rééducation était donc très réduite et générait régulièrement des erreurs voire des oublis. Par ailleurs, Excel ne pouvant être utilisé par plusieurs professionnels simultanément, cela générait une insatisfaction, voire des tensions, chez des professionnels qui doivent être réactifs, et une désorganisation des soins pour les patients. Nous avons donc cherché une solution permettant de garder l'autonomie des professionnels de coordination et de rééducation dans la programmation de leurs visites hebdomadaires tout en permettant une lecture partagée par l'ensemble des professionnels de l’HAD.

Code postal : 77170
Type de structure : Sanitaire > Privé à but non lucratif
Obligation réglementaire : OUI
Garantir le nombre de passages et la durée des soins requis par notre autorisation d'activité.

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Contacter l'établissement
workspace_premiumLes impacts
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Sur l'environnement
check_circleImpacts positifs

L'optimisation des tournées permet de réduire le nombre de kilomètres parcourus et ainsi réduit l'impact carbone

Sur les professionnels
check_circleImpacts positifs

Amélioration des conditions de travail liée à la diminution des temps de trajet et aux facilités de coordination des passages

Sur les bénéficiaires
check_circleImpacts positifs

Planification des soins et de la rééducation adaptée aux besoins du patient et aux soins déjà planifiés

Médico-économique
check_circleImpacts positifs

Optimisation des coûts de déplacement et du temps de travail par la diminution des temps de trajet et de planification

Sur l'organisation
check_circleImpacts positifs

• Optimisation du temps de travail lors de la planification des soins. • Diminution des temps de trajet. • Meilleure coordination des soins liée à la visibilité sur le planning des autres professionnels. • Optimisation des remplacements.

Facilité de mise en œuvre
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8
Remplace une pratique existante
check_circleOUI

Avant, la gestion des tournées des soignants se faisait sur un fichier Excel tandis que celle des rééducateurs se faisait sur un agenda papier individuel

Du temps
hexagon_r0
a considérer

Temps d'installation, de collecte des données et de formation nécessaire

Du personnel (équipe, projet, déploiement...)
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Peu

Temps de formation pour les nouveaux arrivants

Des compétences en interne
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Peu

Outil intuitif

Des compétences externes (prestations externes)
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Peu

Prestataire Geosoin pour créer les sessions

Des équipements, du matériel
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a considérer

Smartphone individuel indispensable, voire accès à un ordinateur

Des financements (internes et externes)
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a considérer

Licence, formation et maintenance

Parties prenantes associées
group

• Direction, Administration, Professionnels

Projet inscrit dans la politique de l'établissement
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Développement des bonnes pratiques garantissant une haute qualité et sécurité des soins en optimisant les ressources et les coûts de fonctionnement